シートに「フロー呼び出しボタン」を配置し、効率の良い業務フローを実現しよう! | 株式会社マッシュマトリックス

シートに「フロー呼び出しボタン」を配置し、
効率の良い業務フローを実現しよう!

Mashmatrix Sheet 20.0より「フロー開始アクション」機能が有効化されました。本機能を利用することで、Salesforce上で開発したフロー(Visual Workflow)を呼び出すボタンを、カスタムアクションボタンとしてシートに配置できます。

また、フローの入力変数としてシートで選択中のレコードを指定できるので、選択中のレコードに対して一括処理を行うようなロジックをフローで記述することで、効率の良い業務フローを実現できます。本記事では、サンプルのフローを使って「フロー呼び出しボタン」をシートに配置する方法をご紹介いたします。

※フローを起動するカスタムアクションの詳しい設定方法は「フローを開始」をご覧ください。


フロー起動の例

ここでは、Sheetからフローを起動する例として、商談レコードのコレクションに対して一括で完了予定日を指定月数分延長するフローを取り上げます。

※こちらのサンプルに含まれるフローはパッケージとしてインストール可能です。パッケージのURLはこちらです。  

このフローでは、入力として使用可能な変数として Opportunities というレコード型のコレクション変数が定義されています。フローの内部では、この変数で受け取ったレコード群に対してそれぞれ完了予定日を指定された月数だけ追加した日付を設定し、一括で更新しています。

Opportunities 変数の詳細はツールボックス内の「マネージャ」 > 「リソース」 > レコードコレクション変数」で確認できます。


「フロー開始アクションボタン」をシートに配置する

では、フローを開始するアクションボタンをシートに追加しましょう。

  1. シートメニューから「設定」を選び、「アクション」タブをクリックします。
  1. アクションの追加ボタンをクリックして「カスタム」> 「フローの開始」アクションを選択します。
  1. 追加されたアクションボタンの表示ラベルとして「完了予定を延期」と指定します。
  1. 「詳細設定」リンクをクリックし、アクションの詳細設定ダイアログを表示します。ダイアログ内の「フローのAPI参照名」として先程のフローのAPI参照名であるPostponeOppCloseDateを入力します。
  2. さらに「入力変数を追加」をクリックして、入力変数を指定します。入力変数名は Opportunitiesとし、データ型は「レコード」、値には「選択されたレコード」を指定します。
  3. 最後に、「フロー完了後にレコードを再読み込み」のチェックをオンにして「適用」をクリックし、アクションの設定を完了します。

シート上で動作を確認する

  1. アクションの設定が完了すると、シートの右下に「完了予定を延期」ボタンが配置されます。
  1. 商談レコードを選択した状態でこのボタンをクリックすると、フローのダイアログが表示されます。
    フローの定義にしたがって、完了予定日に対して追加する月数を入力するよう求める画面がダイアログ内に表示されるので、月数を入力し「次へ」をクリックします。
  1. フローの実行が再開し、選択された商談レコードの完了予定日がそれぞれ指定月数分追加された日付で更新されました。フローが完了するとシート内のレコードの表示も自動的に更新されているのが確認できます。

いかがでしたでしょうか?
今まではフローを実行するために、レコード詳細画面から一件一件を処理を行う必要がありましたが、本機能を利用することで複数のレコードに対しシートからフローを一括で実行できます。「フロー呼び出しボタン」を使って、業務フローの効率化を実現しましょう!

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