ログインユーザの属性に応じてシートのデータをフィルタしよう | 株式会社マッシュマトリックス

ログインユーザの属性に応じてシートのデータをフィルタしよう

Mashmatrix Sheetでフィルタを適用する際には、動的に変化する情報への参照値をフィルタの値に設定することが可能です。その中でも「現在のユーザ(ログインユーザ)」の情報を参照する場合、Mashmatrix Sheet 21.0より「ユーザ名」メールアドレス」「ロールID」などのユーザ属性情報を直接参照できるようになりました(以前は「現在のユーザID」のみ指定可能)。

フィルタ参照値選択画面

これにより、シートに表示するデータをログインユーザの属性に応じて切り替えることがとても簡単にできます。
例えばこのような条件での抽出が可能です。

  • 現在のユーザの所属するロールと同じロールに属するユーザが所有している商談の一覧
  • 現在のユーザと同じ部署のユーザの一覧
  • 現在のユーザのメールアドレス宛に送信されたメールメッセージの一覧

本記事では「現在のユーザと同じ部署のユーザが持つ商談一覧を表示する」を例に、ユーザ属性値でのフィルタ設定方法をご紹介いたします。(フィルタの参照値についてはこちらの記事をご覧ください)


設定方法

  1. まず、「現在のユーザ」と「部署」を調べるために、設定からユーザの詳細を確認します。
ユーザ詳細画面

現在のユーザ安富 椎斗所属部署が「第1営業部」だと分かりました。

  1. 今回は商談一覧を表示したいので、まず商談シートを用意し「部署」項目を追加します。
  • 列ヘッダメニュー>列追加>所有者>部署 を選択し、追加します。

「部署」項目列が追加されました。(下画像)

  1. 部署列をユーザ参照値でフィルタします。
  • 「部署」列の列ヘッダメニュー>フィルタ

次にダイアログ(下画像)が表示されるので、右端にある「参照値選択ボタン」(下画像赤枠)をクリックします。

  1. 本記事のPOINT

ダイアログ(下画像参考)が表示されるので、参照の種別現在のユーザユーザの属性「部署」にします。その後、選択をクリックします。

  1. フィルタされたシートが表示されました。

現在のユーザと同じ部署である第1営業部」に所属するユーザが持つ商談の一覧が表示されました。

ここで、別ユーザからもこの商談シートにアクセスできるように、ブックを組織全体に共有します。

  • まずシート画面右端の共有先ボタン(▼)をクリックし、共有先フォルダを変更を選択します。
  • 共有先フォルダの変更ダイアログが表示されるので、「組織全体」にチェックを入れ、適用をクリックします。
  • ブック(商談シート)の共有先が「組織全体」と表示されているので、共有先が変更できました。
  1. 最後に、別ユーザとして第2営業部に所属しているユーザでログインします。

先ほど作成したシートの画面にアクセスすると…

現在のユーザと同じ部署である第2営業部」に所属するユーザが持つ商談の一覧が表示されました!ログインユーザが変われば、フィルタ値として参照されるユーザ属性値(今回は部署)も変更されることがお分かりいただけたと思います。


このようにログインユーザの属性に応じてフィルタ表示されるデータを切り替えたいときは、この機能を使うことでユーザに合ったデータを表示できます。ぜひご活用ください!

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