[Salesforce]Excel連携不要で超効率化!一括データ編集できる「Mashmatrix Sheet」

Salesforceを導入した経営者やマネージャーの中には「営業担当者がなかなか情報を入力してくれない」という悩みを抱えている人も多いと思います。一方で「情報を入力することが面倒臭い」と感じている営業担当者がいることも事実です。本記事では、SFAのひとつであるSalesforceを導入したけどなかなか使いこなせていない企業向けに「Mashmatrix Sheet」のツールを紹介します。

目次

SFAとは

SFAはSales Force Automationの頭文字を取った名称です。日本語では「営業支援システム」や「営業管理ツール」と訳されます。SFAは営業活動の記録、営業進捗状況、顧客情報の管理など、営業活動にかかる業務を支援するためのシステムです。自社の営業組織を強化するために導入するシステムのひとつで、ITシステムによる徹底した営業支援を行うことが目的となります。それと同時に、営業部員の商談プロセスや営業プロジェクトの進捗状況を「見える化」して管理する役割も担っています。営業活動の「見える化」により、営業部門の生産性や効率性を向上させることが可能となります。

日本や世界でトップシェアを誇るSalesforceもSFAのひとつです。

Excelとの違いは、「情報共有のしやすさ」です。Excelはファイルごとに管理をするため同時編集や共有が難しいですが、SFAは共通したシステムを使って情報を管理するので、情報共有や報告業務が捗ります。

SFAを導入する背景

企業がSFAを導入する背景には、多くの企業にありがちな以下のような営業組織の問題点が挙げられます。

SFAを導入する理由1:営業組織が個人プレーの集まりになっている

売上の8割を2割の営業社員で稼いでいるというパレートの法則を持ち出すまでもなく、営業組織は個人のスキルによる成績差が最も顕著に表れる部門です。2割の優秀な営業社員のノウハウはそれぞれの個人に蓄積され、組織全体で共有されることがありません。このように、営業組織が単なる個人プレーの集まりになってしまっている状況を打破するため、組織で情報共有できるSFAが必要となります。

SFAを導入する理由2:人事異動で顧客が離れる

営業担当者が異動や退職などをする場合、通常であればしっかりとした業務引き継ぎを行うものです。その際には、前任者の頭の中にしかない情報や商談履歴なども共有する必要があります。しかし、実際は引き継ぎ時間を十分に確保するのが難しく、情報共有されないまま顧客対応に追われる場合も多いです。顧客情報が十分に共有されなかった結果、顧客満足度が低下し、最悪の場合は顧客を失うことになります。組織全体での情報共有が可能なSFAは、こうした人事異動や退職に伴う引き継ぎの課題を解決することができます。

SFAを導入する理由3:時間外に行う報連相の負担

通常の業務時間は顧客対応に追われ、上司や部門全体への「報連相」は業務時間外、いわゆる残業によって対応することがほとんどです。これにより労働時間の長時間化を招くばかりか、営業効率ダウンも起こりかねません。SFAを導入すれば、組織内でのスムーズな情報共有や報告が可能になるため、時間外に行なっている報連相などの業務の負担を軽減できます。

SFAで効率的な営業を行う必要性

SFAを活用することで効率的な営業を行うことができることを先ほどご説明しました。一口に営業活動といっても、ただ製品を売ることだけが営業の仕事ではありません。具体的にいうと、マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールス、カスタマーサクセス、サポートの5つに分類された仕事をします。どのセグメントで営業活動をするとしても、一般的に営業は「足で稼ぐ」といわれるように、日中は顧客対応に追われることとなります。そして、定時の退社時刻が迫る頃に、社内の打ち合わせやその日の報告業務といったデスクワークを行うため、必然的に残業時間が長くなる傾向があるのです。そのため営業職は基本的に残業が多いと言われています。しかし最近は働き方改革で残業に規制がかかるようになってきました。そのため、効率的に営業活動を行う必要性が出てきたのです。他にも、会社の成長に合わせて営業ひとりが担当する会社の数も増えていきます。担当する会社が増えるごとにより効率的な働き方が必要になるのはいうまでもありません。

SFAの代表であるSalesforce

Salesforceは、顧客情報や営業活動、商談など、営業にまつわるさまざまな業務を効率化してくれるクラウド型プラットフォームの総称です。営業支援だけでなく、顧客との良好な関係構築のための顧客関係管理(CRM:Customer Relationship Management)も可能になっています。

Salesforceの大きな魅力の一つとして、セールス部署、マーケティング部署、カスタマーサービス部署、経営層といったさまざまな部署に応じたビジネス課題に対応できることがあります。

Salesforceユーザが持っている具体的な操作の悩み

Salesforceを導入したからといって、営業活動が効率的になるかというとそんなことはありません。流行っているからSalesforceを導入してみたけど、うまく活用できなかった・・・という声もよく見かけます。では、Salesforceを活用しているSalesforceユーザはどのような悩みを抱えているのでしょうか?

操作の悩み1:オブジェクトをまたいで更新するときに画面遷移が必要

Salesforceはオブジェクトごとに表示されます。そのため情報が複数のオブジェクトにまたがっている場合は画面遷移が必要になります。アクションを設定することで情報入力を簡単にすることはできますが、入力する情報が多い場合には向きません。

操作の悩み2:現場メンバーやSalesforceに不慣れな人にとって、レポート出力やリストビューからデータ抽出するのが大変

Salesforceのレポートを活用するにはコツが必要です。Salesforceのレポートを作成する手順は基本的には以下の通りです。

(1) レポートタイプの選択

(2) 項目の選択

(3) 行と列の追加やグループ化(必要に応じて)

(4) 抽出条件の設定(必要に応じて)

これらの作業が不慣れな人にとってSalesforceは操作が大変になり、作業の効率化が図れません。

操作の悩み3:関連リスト情報を入力する時(特に明細情報など、レコード件数が多い場合)、一件一件入力するのが手間だし、画面遷移が多くて大変

Salesforceはオブジェクトごとに表示されるとご説明しました。そのため、情報を入力する際にレコード件数が多ければ非常に作業の手間がかかります。
データローダというアプリケーションを活用することで解決はしますが、日付の指定などの操作は複雑で簡単ではありません。

操作の悩み4:管理者が定期的に行うデータクレンジングに時間がかかっている

Salesforceのオブジェクトが複数あれば、不正確なデータや誤表記の修正は容易ではありません。そもそも「どこに何の情報が記載されているか探しづらい・・・」という状況になるので、誤表記を正確に見つけ出すのにはかなり時間がかかります。ここでも非効率な作業となってしまうわけです。

操作の悩み5:Salesforceで時系列のデータ(予実管理など)を管理したいが、やりにくいし大変….

Salesforceで時系列のデータを管理する場合でも、全体状況が一度に把握できないため作業がやりにくいです。大変な作業となることは言うまでもありません。

ここに挙げた5つの悩みは日常的に感じている悩みだと思います。これらの悩みを解決できるのが「Mashmatrix Sheet」というツールになります。

ツール紹介

Mashmatrix Sheet 画面

「Mashmatrix Sheet」はまるでExcelのようにSalesforceのデータを操作できます。ビジネスユーザにとって使い慣れたインターフェイスなので、直感的に扱えます。「Mashmatrix Sheet」を利用するメリットは4つあるので一つずつ見ていきましょう。

メリット1:誰でも手軽に利用できるため作業の負担が減る

「Mashmatrix Sheet」はExcelのような操作感であるため、スムーズにSalesforceに移行することができることが一つ目のメリット。たとえ、Salesforceに不慣れであっても特に研修を受けることもなく、Salesforceのデータを扱うことができます。
Salesforceの利用時はとても作業の負担が大きかったのではないでしょうか。「Mashmatrix Sheet」を利用することで作業の負担を減らすことができます。

メリット2:一つにまとめて操作ができる

「Mashmatrix Sheet」は画面遷移が必要なく、Excelのようにスクロールが可能です。そのため、全体の状況を一度に把握することができます。
一度に把握できるようになったことで、簡単な操作で編集ができ更新が非常にしやすくなりました。Salesforceの悩みにもあったレコードの入力や複製もまとめて実行することができます。

メリット3:問題が発生してもすぐに対応できる

「Mashmatrix Sheet」は画面遷移が必要ないため、万が一問題が発生しても一覧で素早くデータを把握することができます。メンバーへの共有も手軽にでき、問題のあるデータを一覧から直接編集することもできます。

メリット4:導入コストが低い

「Mashmatrix Sheet」の導入コストが低いこともメリットの一つです。プランは以下の3つです。

・トライアル
・基本ライセンス
・大規模向け

初回契約限定のトライアルプランは、30日間無料で有料プランと同様に利用することができます。

有料のプランは「基本ライセンス」と「大規模向け」の2種類。

一般的に利用される「基本ライセンス」は1ユーザー向けのプランになります。サブスクリプション制となっており、料金は月額1,650円(税込)となっています。

100ユーザー以上の場合におすすめなのが「大規模向け」プラン。料金についてはお見積もりとなっているため、利用する際は一度相談してください。

また、どちらのプランも初期費用は不要で、基本サポートつき。年間での一括払いにも対応しています。

その他、時系列データを活用するのに便利な「時系列マトリックス変換」や複数の承認申請を一括で承認できる「一括承認アクション」といったオプションも別途でつけることが可能です。

導入するか迷っている場合は、トライアルプランでのお試しがおすすめです!

導入方法の説明

ここからは「Mashmatrix Sheet」のインストール方法をご紹介します。

インストール方法1:AppExchangeサイト内製品ページに進み、今すぐ入手をタップする

https://appexchangejp.salesforce.com/listingDetail?listingId=a0N3000000Dpu0vEAB

まずは、こちらからホームページを開き「今すぐ入手」をタップします。

インストール方法2:AppExchangeサイトにログインをする

AppExchangeサイトに進むので、左側のログインを選択し、Salesforceのログイン画面から本番環境のアカウントにログインをします。ユーザー名とパスワードを入力してください。

まだアカウントを作成できていない場合は、サインアップから新規作成しましょう。

インストール方法3:インストールする組織の種類を選択する

続いて、本番環境かSandbox環境を選択する画面に変わるので、いずれかを選択します。
選択後は、契約条件に同意のチェックをつけ「確認してインストール」を選択します。

インストール方法4:インストールを実行する

「確認してインストール」を選択後、再度Salesforceで管理者のアカウントとパスワードで  ログインします。次の画面で「管理者のみのインストール」を選び 、インストールボタンを押します。

アクセスできるユーザーは、後で追加可能なのでそのまま進みましょう。
すると、インストールは完了します。
最後に、Sheetアプリケーションを開きアプリのトライアルを開始したら完了となります。

機能紹介

「Mashmatrix Sheet」には具体的にどのような便利機能があるのでしょうか。ここからは「Mashmatrix Sheet」の機能をご紹介していきます。主な機能は以下の通りです。

  • 列固定と自由なスクロール
  • 直接編集と一括編集
  • フィルタ/ソート
  • アクションボタン
  • 画面分割と連動
  • Excelからの転記
  • CSVダウンロード
  • レコードの新規作成と複製
  • 書式設定
  • 埋め込みシート
  • シート内データ列
  • ビュー切り替え
  • シート内数式列
  • Lightningフローの起動
  • リアルタイム集計行

上記を見ればわかる通り、非常に豊富に機能が揃っています。特にスクロール機能やExcelからの転記、レコードの新規作成や複製機能など作業の効率化が図れる機能は欠かせません。

上記の他にもたくさんの機能があるため、必要な機能を活用していきましょう。

ツールユーザー利用後の感想

便利な機能が豊富に揃う「Mashmatrix Sheet」ですが、実際に利用したユーザーはどのように感じているのでしょうか。そこで実際に「Mashmatrix Sheet」を利用したユーザーの感想をご紹介します。

感想1:担当者が抵抗なく入力作業をしてくれるようになった

400名以上の日本語学校の学生の管理をバンコクの現地スタッフに任せており、1人1人のセールスフォースのレコードを表示して編集をさせていると、時間もかかり抜けや漏れも多くありました。 Sheetを導入したことで、エクセルと同様の感覚でできることから抵抗なく作業をしてくれています。

引用:appexchange

感想2:Sheetを使うことでメンテナンスも素早く出来そうだとひらめくようになった

例えばスキャンで直接取り込んだリードデータの文言をEXCELのような感じで一覧で確認できたり、大量のレコードデータの紐付けをコピー・ペーストで一回で実現できたり、などマッシュマトリックス「Sheet」を使っていると「これはSheetを使ってメンテナンスしたら素早く出来そう」とひらめくようになりました。
また、商談の見込みを一表で調整したりする使い方も気に入っています。これからもどうぞよろしくお願い致します。

引用:appexchange

実際に利用したユーザーの感想を見ても、業務の効率化が図れていることがわかりますね。このように「Mashmatrix Sheet」は実際に活用しやすいツールなのです。

トライアル紹介

「Mashmatrix Sheet」には、初回契約時限定で30日間無料でお試しできる「トライアル」プランがあります。

「トライアル」プランの特徴は以下の通りです。

  • 有料版と同じ機能
  • ユーザー数は無制限

お得なことに、有料版の機能がそのまま30日間無料で利用することができます。使えない機能は一切ありません。(※オプション機能を利用する場合はこちらからご連絡ください。)
また、ユーザー数は無制限で利用することができるため、有料プランと比べても使いやすいです。そのため「Mashmatrix Sheet」を余すことなく試してから利用することが可能なわけです。

また、トライアル期間終了後は自動的に課金されることはなく、メールにて有料版の申し込みを行うため安心です。

Salesforceを便利に活用するのであれば、まず「Mashmatrix Sheet」の「トライアル」プランをお試しください。

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【執筆者】

田中奈穂子
https://nakochi.work/
FinTech上場企業でSalesforceを中心としたビジネス基盤の構築を担当後、さまざまなSalesforce導入企業で導入支援・定着化を行う。Salesforce上級認定アドミニストレーター。

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